Alles wat je moet weten over een professionele webinar

In de huidige Corona-tijd is het niet vanzelfsprekend om live evenementen te organiseren. De maatregelen hebben het er niet gemakkelijker op gemaakt om lezingen, panelgesprekken en seminars te organiseren voor het grote publiek. Gelukkig leven we ook in een tijd waarin technisch erg veel mogelijk is. Daarom zou je kunnen overwegen om als alternatief voor een live evenement of seminar een webinar te (laten) organiseren. Maar wat is een webinar precies? Hoe gaat het in zijn werk? Met welke technische aspecten moet je rekening houden? En hoe verzeker je jezelf van een professioneel resultaat? We vertellen je er alles over.

Wat is een webinar?

De eerste vraag die we moeten beantwoorden is: wat is een webinar? Het woord webinar is samengesteld uit de woorden ‘web’ en ‘seminar’. Bij een seminar zijn er altijd fysiek mensen aanwezig, terwijl een webinar een online activiteit is. Mensen kunnen de lezing of presentatie van achter hun eigen PC, laptop of zelfs smartphone bijwonen. Dit maakt een webinar veel flexibeler dan een seminar. Jouw publiek kan de bijeenkomst van waar dan ook volgen en is geen tijd en geld kwijt aan reizen. Ook ben je niet gebonden aan een maximum aantal deelnemers. Als je een zaal huurt, zit je met een maximum capaciteit, die in deze tijd ook nog eens flink verlaagd is. Bij een webinar zijn het aantal deelnemers onbeperkt. Zo bereik je eenvoudig een groter publiek. Door het webinar op te nemen, kun je zelfs na de presentatie jouw publiek nog verder uitbreiden.

Waar kun je een webinar voor inzetten?

Een webinar kan voor veel verschillende doeleinden worden ingezet. Denk bijvoorbeeld aan een online training, workshop of masterclass, maar ook e-learning, interne communicatie, product launches en leadgeneratie kan door middel van een webinar worden gedaan. Je kunt een webinar ook erg interactief maken, waardoor je deelnemers actiever meedoen en meer van de informatie zullen onthouden. Laat het publiek vragen stellen in een chat of vraag input in een poll of enquête. Door ook nog video’s en slides toe te voegen houd je de aandacht van je publiek er eenvoudig bij. Zo kun jij op de meest effectieve manier jouw boodschap overbrengen. 

Een webinar is in de huidige tijd ook een leuke manier om jouw thuiswerkende personeel meer te motiveren. Aangezien veel mensen thuiswerken, verlies je eenvoudiger de verbinding en de teamspirit. Door een leuk webinar te organiseren, waar iedereen aan meedoet, verhoog je het saamhorigheidsgevoel terwijl je ook nog nuttige informatie over kan brengen. Nodig eens een interessante spreker uit en verzeker jezelf van een boeiende presentatie.

Hoe krijg je een professioneel resultaat?

De inhoud van het webinar bepalen is hoogstwaarschijnlijk geen enkel probleem. Je weet immers welke boodschap je over wilt brengen of boekt een interessante spreker die dit voor jou kan doen. Om professioneel over te komen moeten echter ook de praktische en de technische kanten goed geregeld zijn. Welke webinar software ga je gebruiken? Welke interactieve opties zijn er? En wat doe je als het beeld of geluid bij een van je deelnemers niet werkt? Dit zijn gelukkig vragen waar je zelf geen antwoord op hoeft te hebben. Als je jouw webinar door ons laat organiseren, nemen wij alle technische en praktische zaken op ons. Wij hebben alle benodigde apparatuur en software ter beschikking in onze professionele studio. Wij zorgen ervoor dat alles vlekkeloos verloopt. 

Het is mogelijk om je webinar gratis aan te bieden aan (potentiële) klanten of medewerkers, maar je kunt het publiek ook eerst een ticket laten kopen. Ook dit moet technisch goed geregeld worden, zodat alleen de juiste mensen toegang krijgen tot jouw evenement. Als je hier zelf niet al teveel kennis over hebt, is het verstandig om dit uit te besteden. Niet alleen voor, ook tijdens en na het webinar staan we klaar om je te ondersteunen.

Waar moet je op letten bij de presentatie van een webinar?

Seminars organiseren is misschien iets waar jij je hand niet meer voor omdraait. Het geven van een webinar lijkt dan misschien maar een kleine verandering. Toch vereist het geven van een goede webinar meer veranderingen dan je op het eerste gezicht misschien denkt. Het grootste verschil is dat jouw publiek je alleen maar op een beeldscherm ziet in plaats van in het echt. Dit vereist een andere manier van presenteren. Jouw publiek wil niet minutenlang naar dezelfde slide zitten kijken. Zorg dus voor voldoende afwisseling en bouw voldoende interactieve momenten in. Zo blijft jouw publiek geboeid luisteren.

De lengte van het webinar speelt ook een rol. Urenlang naar een beeldscherm kijken, houdt niemand vol. Maak je verhaal dus niet te lang. Ergens tussen de 25 en 45 minuten is een ideale lengte, hoewel er wel wat uitloop voor vragen kan worden ingepland. Heb je veel informatie om te delen? Of wil je een gesprek met verschillende experts organiseren? Dan is het interessant om een webinarreeks te organiseren. Zo kun je voor elk onderwerp voldoende tijd plannen, zonder dat mensen hun concentratie verliezen. 

Denk ook na over het tijdstip van de presentatie. Om 17:00 uur ’s middags zullen weinig mensen de tijd hebben om uitgebreid naar een webinar te gaan kijken. Kies dus een dag en moment waarop je weet dat jouw doelgroep wil en kan kijken. Geef je een webinar voor jouw thuiswerkende medewerkers met kinderen? Dan is 08:30 uur waarschijnlijk niet haalbaar, terwijl 10:00 uur perfect is. Je kunt er ook voor kiezen om de webinar ’s avonds te geven, of juist rond lunchtijd. Jij kent je doelgroep het beste, dus kies een moment dat voor hen past. Zo verzeker je jezelf van een zo groot mogelijk publiek.

Neem je webinar op

Tijdens een presentatie of lezing komt er vaak heel veel informatie op je af. Hoe fijn zou het dan zijn als je alles op een later moment nog eens rustig kunt beluisteren? Met een webinar-opname kun je jouw deelnemers dit gemak bieden. Ook geef je deelnemers die zich wel ingeschreven hadden, maar op het moment zelf toch niet konden kijken de mogelijkheid om het webinar alsnog te volgen. Of je kunt de opname op een later moment gebruiken als opzichzelfstaande content. Het delen van een opgenomen webinar vereist wel enige technische kennis. Ook hierbij willen we je graag helpen, zodat je een zo groot mogelijk publiek kunt bereiken.

Het perfecte alternatief

Een webinar is dus een perfect alternatief voor een offline seminar, panelgesprek of lezing in deze Corona-tijd. Technisch is er erg veel mogelijk en vanuit onze professionele studio kunnen we de beste kwaliteit bieden. 

Naast een online webinar is het ook mogelijk om een hybride evenement te organiseren. Dan heb je zowel mensen bij je in de studio zitten als dat mensen de presentatie online kunnen volgen. Live en online worden zo op een originele manier gecombineerd, waardoor je kunt genieten van het beste van beide werelden. Over het technische aspect hoef jij je geen zorgen te maken. Wij hebben de beste apparatuur en de makkelijkste software voor jouw presentatie. Mocht je tegen problemen aanlopen, dan staan we natuurlijk voor je klaar om dit zo snel mogelijk op te lossen. Zo ben je verzekerd van een professioneel resultaat. Waar gaat jouw eerste webinar over?